Aunque no lo creas, la ubicación de los asistentes también influye en el desarrollo de la misma.
Las reuniones son una actividad imprescindible en casi todas las empresas, ya sea con los propios trabajadores, con socios o clientes. Sin embargo, muchas veces el tiempo en ellas es mal aprovechado.
Un estudio de Robert Half International, agencia de empleo estadounidense, refleja que el 28% de las reuniones son innecesarias y poco productivas. En función a esto, la empresa presenta una serie de consejos para tratar de agilizar las reuniones:
¿Es realmente necesaria? Una reunión es necesaria cuando se sabe que el resultado de la conversación será más productivo que si todas las personas trabajan de forma individual. El siguiente paso luego de determinar que la reunión se hará es definir quiénes deben estar en ella y establecer un objetivo concreto.
Planificación. Luego, es importante establecer una agenda y enviarla con anticipación. Para poder aprovechar el tiempo, es imprescindible todos los participantes sean puntuales.
Espacio. El lugar en donde se lleve a cabo la reunión también es importante. La temperatura o el ruido son elementos que pueden reducir la atención de los asistentes. Lo mismo pasa con las sillas, pantallas o teléfonos. Varios estudios indican que la distribución también influye y se proponen algunas posiciones para resolver el problema: unos al lado de otros para evitar el contacto visual y el conflicto, alternando a los asistentes si hay bandos o en una mesa rectangular, para dejar en claro el liderazgo.
Cierre. Es recomendable transcribir lo hablado, así como los acuerdos alcanzados y enviar copias a todos los asistentes. Una reunión siempre será productiva si termina con conclusiones importantes sobre el tema tratado.
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