¿Cómo exponer de forma eficiente un problema en el trabajo?

Cada día en el trabajo nos enfrentamos a constantes desafíos, debemos lidiar con el estrés y con el poco de tiempo que tenemos para cumplir con las diferentes tareas. Es muy fácil caer en la manía de quejarnos y por ende, generar un ambiente de intranquilidad y frustración. Así como tú, tus colegas pasan por el mismo nivel de estrés, por eso, es importante que cuando estés lidiando con un problema, primero analices cuál es la mejor forma de abordarlo.

Existen problemas que pueden resolverse de manera automática; sin embargo, un problema más complejo que involucra la participación de otras personas, requiere de una evaluación distinta y de una manera más cuidadosa de solucionarlo. Por ello, es importante que evalúes estos cinco criterios que te ayudarán a exponer tus problemas de manera eficiente en el trabajo.

Decir el problema a la persona correcta. Por el mismo estrés del trabajo, quizás sientas la necesidad de contarle a tu colega o a la persona que en ese momento está cerca de ti. Sin embargo, recuerda que lo más ético es avisar a las personas que están directa o indirectamente relacionada con el problema. Finalmente son ellas las que deben trabajar para resolverlo, y así evitas que las demás personas se enteren o estén comentando demás.    

Piensa en posibles soluciones. Es importante que cuando tengas un problema te des un tiempo para analizarlo y pensar en cómo resolverlo. Será de mucha utilidad ir con posibles soluciones cuando vayas con los responsables; tu jefe o colegas te lo agradecerán. Así podrás demostrar que eres capaz de ofrecer alternativas de mejoras para la empresa.

Cuéntalo de forma educada. Generalmente, cuando se quiere exponer un problema o una disconformidad, lo más probable es que sea necesario tener que decir alguna crítica respecto a un proceso, e incluso, sobre alguien. Sé siempre amable, y trata de que la crítica sea constructiva y respetuosa, sino, de lo contrario, podría empeorar la situación. Ten una postura correcta y educada; sé sereno, profesional y justo al momento de comunicarte.

Poner por escrito. Esta es una práctica que muchas veces no se realiza, a pesar de que su propósito es sumamente importante. Exponer el problema por escrito, ya sea mediante informes, reportes, o incluso, vía correo electrónico, va a permitir llevar un control de lo ocurrido. Además, se podrá analizar diferentes factores, como por ejemplo, cómo es que apareció dicho problema, que daño causó, y una vez solucionado, se podrá registrar la acción que se planteó; de esta manera, habrá mayor orden dentro de la organización.

No busques culpables. El estrés del trabajo muchas veces impide que podamos encontrar soluciones adecuadas rápidamente, de hecho, muchas veces, lo primero que uno hace cuando se le presenta un problema es buscar a los responsables. Sin embargo, ten en cuenta que debes enfocarte en encontrar soluciones, ya que cada minuto que pasa es crítico. Al fin de cuentas, todos trabajan para un mismo objetivo y debes enfocarte en resolver, no en culpar.