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¿Cómo crear espacios que propician las reuniones espontáneas en el trabajo?

La creatividad surge en las reuniones espontáneas y en las discusiones aleatorias.
La creatividad surge en las reuniones espontáneas y en las discusiones aleatorias. | Fuente: www.shutterstock.com

Las nuevas tendencias laborales apuestan por convertir la oficina en un espacio abierto que facilite la comunicación y el trabajo en equipo.

Las reuniones de trabajo son una herramienta utilizada para planificar, diseñar estrategias, evaluar desempeños y fomentar la participación de los empleados, pero algunas veces resultan poco efectivas.

Las reuniones de trabajo son un buen ejercicio de integración y comunicación. Resultan efectivas para  elaborar planes de acción para una división, un área o departamento de  la empresa. Por ello, resulta necesario dar un giro en la percepción que se tiene de estos encuentros. Las reuniones espontáneas pueden ser muy creativas, sobre todo cuando uno se encuentra con gente nueva, sin un programa predefinido o específicos. Puede generar encuentros inesperados y creativos, por ejemplo en conferencias y durante los viajes.

"La creatividad surge en las reuniones espontáneas, en las discusiones aleatorias. Si un edificio no favorece ese tipo de cosas, te pierdes gran parte de la innovación y de la magia que surge de los accidentes fortuitos", decía Steve Jobs, el visionario cofundador de Apple, que apostó por esta filosofía para la construcción de los estudios de la compañía audiovisual.

Las reuniones de trabajo son un buen ejercicio de integración y comunicación.
Las reuniones de trabajo son un buen ejercicio de integración y comunicación. | Fuente: www.shutterstock.com

Las reuniones breves y espontáneas con solo unos pocos participantes son cada vez más comunes. Un sistema personal de conferencias sobre el escritorio permite a tres o cuatro personas en lugares distintos acordar con rapidez numerosas cuestiones de un proyecto. Pueden distribuir y debatir sobre un documento. Pueden tomar una decisión rápida sobre cómo proceder. Pero sigue siendo esencial tener una agenda clara, incluso para una reunión bastante sencilla como esta.

Sin quitarle espontaneidad, es importante designar a una persona que redacte las minutas y las envíe después y asegurarse de que todos los participantes tengan claro lo que se ha tratado y decidido. Al finalizar, es importante hacer un resumen y enviarlo a los participantes en un breve correo electrónico lo antes posible después de la reunión para aclarar y corregir de inmediato cualquier posible confusión.

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