La importancia de dejar todo por escrito

Es importante que exista una evidencia de las decisiones y coordinaciones que se toman entre la gente de tu mismo equipo o entre tus clientes, así evitarás confusiones y malos entendidos. Hoy en día resulta más fácil dejar todo por escrito, ya que existen medios electrónicos, como el correo, que permite tener un registro de cualquier comunicación que sea enviada.

Según un estudio de Officetime, el 33% de los trabajadores emplean entre una y dos horas al día en leer y responder los correos electrónicos de su bandeja de entrada, por ello, es importante manejar adecuadamente este espacio y redactar aquello que sea importante registrar.

¿Cuáles son las ventajas de apuntar todo?

Existen muchas ventajas; en primer lugar, evitas confusiones, ya que el mensaje lo controlas y transmites tú de la manera que consideres la más adecuada, por ello, procura ser siempre claro y conciso. Si el mensaje lo permite puedes detallar y profundizar mejor la idea. Asimismo, si dejas un registro de lo conversado y haces un esquema ordenado de todas las tareas, actividades y responsabilidades que se deben hacer, no habrá espacio para malas interpretaciones o manipulación de la información, que muchas veces sí sucede cuando se transmite el mensaje de manera oral.

Para muchos clientes, le añade valor el hecho de que se haga un seguimiento de los pendientes y de las múltiples coordinaciones que se dan semana a semana. Incluso, si en un futuro hubiera alguna duda, tanto la persona que envío el mensaje como el receptor del mismo pueden recurrir a él sin ningún problema.

Finalmente, ya no habrá excusas para escuchar frases como: “Yo no estuve en la reunión, no sé de qué hablaron”, “Eso no quiso decir”, “Yo entendí otra cosa”, entre otras. Si dejas por escrito todo lo conversado entonces no habrá personas desinformadas, ni mensajes mal transmitidos.

Dato

Ya sea que estés hablando por teléfono o en persona con alguien, es importante que registres información relevante en un blog de notas, para luego enviar un correo con todo lo coordinado. De esa manera siempre podrás controlar y supervisar, tanto tus propias tareas, como las del resto.