Ladrones del tiempo: externos e internos

Algunas personas administran mejor su tiempo. A veces no es que tengan más tiempo, sino que lo aprovechan mejor. Se calcula que los ladrones de tiempo pueden quitar entre un 50 e incluso un 70% de nuestras horas efectivas de trabajo. No es extraño entonces que muchas veces tengamos la sensación de no haber parado y haber conseguido bien poco.

¿Cuáles son esos ladrones de tiempo?

Los ladrones de tiempo externos:

Llamadas de teléfono inesperada o demasiado largas. Muchas veces el teléfono nos ayuda a ganar tiempo porque es más rápido hablar que escribir. No obstante no tenemos que contestar al primer tono interrumpiendo lo que estamos haciendo. Hay que saber desconectar el teléfono cuando es necesario. La gente dejará un mensaje o volverá a llamar.

El email. Tenerlo siempre abierto con ventanas emergentes que nos avisan de la llegada de correos provoca distracciones innecesarias. Desconecta el avisador de mensajes nuevos así evitarás desconcentrarte. Define y concreta franjas horarias dedicadas a repasar los mails (se recomienda no hacerlo más de 3 veces al día). Puedes incluso configurar el mail para recibir los correos en franjas horarias determinadas y así evitar tentaciones de consultar tus correos fuera de las horas dedicadas a ello.

Reuniones. Las reuniones demasiado frecuentes, demasiado largas y mal preparadas significan una pérdida de tiempo para ti y para los demás.

Otros. Las conversaciones e interrupciones de colegas y los procedimientos administrativos engorrosos.

Los ladrones de tiempo internos:

La falta de planificación de la jornada. Es importante elaborar una agenda al principio de cada día y repasar al final del mismo.

Objetivos y prioridades confusos y cambiantes. Identifica las tareas que aportan más valor a tu trabajo y priorízalas. Intenta organizar tus tareas por similitud y fíjate límites de tiempo para cada una.

Los hábitos multitarea. Saltar de un tema a otro no sólo resta energía sino también eficacia. No empiecen una tarea si no has acabado la anterior.

Otros:

• El perfeccionismo y el detalle excesivo, así como la falta de orden y clasificación.
• Dificultad para decir que no.
• La fatiga, el estrés.
• La dificultad de tomar una decisión.

Si eliminas o controlas algunos de estos ladrones de tiempo verás rápidamente cómo mejorarás tu eficacia. Aportarás más valor a tu organización y sobre todo dispondrás de más tiempo para ti.