¿Por qué se deben poner plazos de ejecución a las tareas?

Aunque parezca algo obvio, poner plazos de ejecución a las tareas nos ayudan a reducir el tiempo que dedicamos a la ejecución de un trabajo. En 1957, el escritor e historiador naval británico Cyril Northcote Parkinson definió lo que hoy en día se conoce como la Ley de Parkinson en base a la observación de la forma en que las personas asumían sus responsabilidades administrativas y laborales en las empresas.

Según sus conclusiones, hay falta de eficiencia en los trabajos cuando no se establece un tiempo para su realización. Por ejemplo, según explica la web española ‘Emprendedores’ si un empleado tiene 8 horas para ejecutar su trabajo es probable que use todo ese tiempo en su realización. Pero si ese tiempo se reduce a 3 horas, el trabajo se entregará en plazo y con un buen nivel de eficacia y calidad de ejecución. Esto tiene que ver con la conocida procrastinación, por la que se retrasan actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más importantes pero agradables.

Otro aspecto detectado por Parkinson es que si no se establecen plazos a los proyectos que cuentan con presupuesto, se tiende a gastarlo hasta cubrir todos los ingresos en vez de intentar economizar de algún modo.

Por último, halló que muchas organizaciones dedican el mismo esfuerzo a aspectos superfluos o menos importantes como a los asuntos cruciales que deben resolver. El mismo Parkinson encontró que en el diseño de una central nuclear se le daba la misma importancia al estudio de los materiales que se utilizarían en las columnas del techo del estacionamiento para las bicicletas que al diseño de la planta de energía nuclear en sí.

Según la consultora Ingrid Astiz, especialista en metodologías ágiles que reducen los tiempos de los procesos, las personas que pueden desarrollar proyectos de corto plazo son capaces de automotivarse, no necesitan ser controladas y saben manejar diferentes códigos culturales y herramientas comunicacionales, Por supuesto, es vital la disciplina que los ayude a vencer la procrastinación. Los rituales, como hacer pausas cada 30 minutos para estirarse o dar un pequeño paseo, pueden servir para organizarse mejor ya que nos enfocan en el desarrollo de una tarea antes de cada break.