Facturas electrónicas: Cinco errores que se comenten al implementarlas

El pasado 31 de octubre venció el plazo para que las personas que aún emitían recibos por honorarios físicos y las empresas que emitían facturas que no sean electrónicas den de baja sus talonarios emitidos antes del 31 de diciembre del 2014. Para este año según la Sunat existen alrededor de 25 839 empresas obligadas, mientras que para el 2016 unas 45 839, sin embargo estas compañías suelen cometer errores al momento de implementar este proceso.

Cabe recordar que en el caso de las facturas o recibos por honorarios impresos desde el 1 de enero del 2015, tienen plazo para dar de baja estos comprobantes de pago hasta fin de año.

De acuerdo a Efact, empresa especializada en proveer ese servicio, emitir y recibir facturas electrónicas genera en promedio un ahorro de hasta un 66 por ciento respectivamente por documento, en costos de almacenamiento y minimiza el riesgo de facturas erradas, pero si no se hace bien estas corren el riesgo de perder la oportunidad de estar en una red de negocios.

El gerente general de Efact, Kenneth Bengtsson, señaló que son cinco los errores comunes en que se incurre:

1.- No reconocer el modelo de negocio. Si bien el sistema de facturas electrónicas se está implementando en el Perú, las empresas no deben cegarse por la obligación, pues ello les impedirá ver las oportunidades que representa. Para un proceso de implementación exitoso de la factura electrónica, las empresas deben buscar generar valor agregado y exigir que el proyecto genere retorno de la inversión.

2.- La falta de comunicación. Las empresas deben comunicar de manera clara y transparente los beneficios y requerimientos con sus socios de negocios, clientes, proveedores para tener una mejor relación con ellos en la implementación de este proyecto.

3.- La solución no cumple los requisitos de los socios comerciales. La verdadera facturación electrónica requiere que tanto proveedor y comprador se puedan comunicar electrónicamente. La empresa debe asegurarse que el sistema se podrá comunicar con grandes, medianas, pequeñas, microempresas y proveedores independientes.

4.- Tomar la implementación de la facturación electrónica como un proyecto del área administrativa o de tecnología de la información (TI). Los cambios más importantes son los procesos de automatización y la integración en los sistemas de TI como en las cuentas por pagar y cobrar.

5.- Pensar que la implementación es estática. La implementación de la facturación electrónica no es un “one off”, las especificaciones y requerimientos de la Sunat cambian, la industria de la interoperabilidad se desarrolla continuamente, y nuevas oportunidades y amenazas se materializan. La implementación de la facturación electrónica no termina aún cuando tu sistema ERP sea “en estos momemtos” compatible con la Sunat.