Archivando la memoria fiscal

Es importante constatar que en materia tributaria podemos llevar los cálculos tributarios y pagos al día, pero algo nos puede generar una situación complicada a futuro: la falta de los sustentos de los gastos suscitados en una empresa.

Hablamos aquí de no solo los comprobantes de pago (que son hoy en día meros “indicios”),  sino de una infinidad de opciones de sustentos documentarios, como serían las políticas, actas, formatos, órdenes de compra, correos electrónicos, contratos, etc.

Y esta documentación debe no solo existir al momento del desembolso del gasto, sino perdurar en el término de la prescripción, es decir, cuatro años para el IGV (Impuesto General a las Ventas) y cinco para el IR (Impuesto a la Renta).

Por ejemplo, ¿recordamos hoy en día dónde están archivados estos documentos de respaldo tributario en nuestra empresa respecto de las operaciones de años anteriores? ¿Hemos hecho algún sano “simulacro” de revisión de SUNAT (auditoría interna) y hemos generado un auto “Requerimiento” documentario, para saber dónde estamos parados?  Si la respuesta es no, preocúpese, pues no podrá probar posiblemente la fehaciencia de un gasto y será candidato a un inminente reparo futuro: el gasto le costará la tasa del IR, y no podrá tomar el crédito fiscal del IGV.

Cuando llegue la Administración Tributaria a fiscalizar, poco - en verdad - será el tiempo que tengamos para buscar aquel contrato de alquiler, aquella aprobación de una orden de compra, aquel informe de viaje, o será muy tarde para generar un Acta aprobando una adquisición, documento societario que finalmente nunca se dio en su momento.

Por más que pidamos -como legítima opción-  la prórroga respectiva a través de las normas del Reglamento de Fiscalización, el día a día nos puede ganar en la búsqueda en el desorden interno que pudiéramos mantener.

Esto aunado al hecho de que las personas en una empresa pueden rotar y debería - entonces - ser prioridad de que los documentos que se hereden, sean de rápida y fácil ubicación, además de entendibles por los sucesores.

¿Y dónde están los documentos?

La respuesta a esta pregunta entonces debe salir rápida, precisa, certera. Así evitaremos contingencias.

Recordemos que la prueba requerida y no presentada a SUNAT en una fiscalización no se puede presentar en una reclamación, sino pagando previamente la supuesta deuda o afianzándola, según el artículo 141° del Código Tributario. Estamos entonces ante una espada de Damocles tributaria que no podemos desdeñar u olvidar, a fin de evitar inesperadas sorpresas, o mejor dicho, esperadas, porque las reglas del juego ya están hace mucho tiempo sobre la mesa.