Navidad gravada

En esta oportunidad se revisan los aspectos tributarios sustantivos y formales de la entrega de los aguinaldos navideños, a fin de tomar nota de estos “tips” y evitar contingencias innecesarias en las empresas.

Ni la Navidad se salva…

Y es que es muy importante recordar la tributación respecto de los gastos vinculados con la Navidad, los cuales deben estar correctamente sustentados, pero, principalmente, deben haberse efectuado dentro del apropiado marco legal tributario. Muchas veces las empresas obvian estos detalles tanto sustanciales como formales, generando contingencias innecesarias.

En tal sentido, es pertinente recordar qué consecuencias (en el IR e IGV) trae para la empresa y sus empleados los “aguinaldos”, entendidos como la entrega de pavos, canastas, obsequios, vales, entre otros, con motivo de las fiestas navideñas, de acuerdo con el literal l) del Art. 37° del TUO del IR y, por ejemplo, la RTF N° 603-2-2000.

Haciendo memoria, para la empresa en cuanto al Impuesto a la Renta (IR), la determinación de la renta imponible de tercera categoría depende, fundamentalmente, del principio de “causalidad”, contemplado en el primer párrafo del Art. 37° del TUO de la Ley del IR, el cual señala que serán deducibles de la renta bruta los gastos necesarios y destinados para producir y mantener la fuente productora de la renta.

Ahora bien, sin perjuicio de ello, los gastos navideños deben cumplir, además, con el criterio de “razonabilidad”, es decir, que exista una relación cercana entre el gasto incurrido y los ingresos generados por la empresa; con el criterio de “generalidad”, que hace referencia a que el gasto se efectúe en relación con “todos” los trabajadores de la empresa, pudiendo haber ciertas diferencias en virtud de la jerarquía, antigüedad, entre otros parámetros (lo cual debe estar enmarcado en una clara política de RR.HH.); y con el criterio de “proporcionalidad”, a fin de que los gastos sean “normales” respecto al tamaño de la empresa. Otra condición que deberá atender la empresa para efectos de la deducción del gasto es la acreditación de la entrega del bien a título de aguinaldo al trabajador, lo cual se deberá reconocer en el momento en que se produzca dicho suceso.

Por el lado del trabajador y de acuerdo con la RTF N° 1115-1-2005, se deberá considerar como sujetos beneficiarios a aquellos que se encuentran bajo una relación de subordinación, es decir, que cumplan las características esenciales de un contrato de trabajo. Por lo tanto, en la medida que se cumpla con los criterios ya vertidos, los desembolsos efectuados por los conceptos bajo análisis serán considerados gastos deducibles para efectos de la determinación del IR.

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Recuérdese que el pago de los aguinaldos se deduce en el ejercicio comercial a que correspondan, cuando hayan sido pagados (entiéndase aquí considerados como renta en especie) dentro del plazo para la presentación de la declaración jurada correspondiente a dicho ejercicio (al ser una renta de quinta categoría para el perceptor del aguinaldo).

En efecto, cabe precisar también que el inciso a) del Art. 34° del TUO de la Ley del IR, señala que constituyen rentas de quinta categoría, las rentas obtenidas por concepto del trabajo personal prestado en relación de dependencia incluidos, entre otros, los aguinaldos. En consecuencia, el valor de los aguinaldos deberá ser integrado a la boleta de pago de cada uno de los empleados como una “mayor remuneración”. Además, para efectos tributarios, deberá ser considerado ello como base de cálculo del IR de quinta categoría, en el mes en el que este aguinaldo es entregado.

Ahora bien, los montos en mención solo estarán afectos al IR de quinta categoría, pues de acuerdo con las normas laborales vigentes, los aguinaldos no tienen carácter remunerativo.

Respecto al Impuesto General a las Ventas (IGV), el incumplimiento de los requisitos anteriormente reseñados para el gasto en el IR, ocasionaría la imposibilidad de aplicar como crédito fiscal el IGV que grava las adquisiciones efectuadas con la finalidad de estas fiestas navideñas.

En efecto, el IGV pagado por la empresa debido a la compra de canastas, pavos y demás obsequios navideños para los trabajadores podrá ser utilizado como crédito fiscal, siempre y cuando se cumplan los requisitos establecidos en el Art. 18° de la Ley del IGV; es decir, que el desembolso realizado constituya costo o gasto a efectos del IR, y que se destine a operaciones por las que se deba pagar el IGV.

Para acreditar también que cuenta con el derecho a ejercer el crédito fiscal, la empresa deberá contar con las facturas que sustentan las mencionadas adquisiciones, las cuales deberán ser anotadas en el Registro de Compras.

Por otro lado, los obsequios entregados a los trabajadores serán calificados como un “retiro de bienes”, gravado con el referido tributo, de acuerdo con el numeral 3) del Art. 2° del reglamento de la Ley del IGV.

Atendiendo además a que la entrega de los distintos obsequios constituye una transferencia a título gratuito, la empresa deberá emitir el respectivo comprobante de pago, que en estos casos sería una boleta de venta a una persona natural sin RUC, consignándose la frase “transferencia a título gratuito”, debiendo detallarse el concepto de los bienes entregados, así como su valor referencial, incluyendo el IGV que afecta el retiro de los mismos. Ello de acuerdo con el numeral 8) del Art. 8° del Reglamento de comprobante de pago.

Asimismo, recuérdese que el IGV que grava el retiro de bienes debe calcularse en función al valor de adquisición, y el mismo no podrá ser deducido como gasto a efectos del IR.

Como colofón y para efectos de un adecuado sustento de los aguinaldos, es recomendable en las empresas tener en cuenta lo siguiente:

  • Es saludable que la División de Recursos Humanos mantenga una política aprobada de estos gastos, incluyendo en ella forma de entrega de los bienes, modelo de recepción de los obsequios, tipo y topes de montos de bienes a entregarse, diferenciaciones en el valor de los premios –si fuere el caso-, y detalles del evento que fuera a realizarse.
  • Mantener un cargo de entrega de los bienes, en donde se detalle a los trabajadores beneficiados, bajo un documento que recoja los nombres completos, DNIs, y firmas de los beneficiarios. La RTF N° 490-5-2000 establece –entre otras jurisprudencias en el mismo sentido- que la deducibilidad de este tipo de gastos está sujeta a la acreditación de su entrega.
  • El importe de los gastos navideños debe ser incluido como una “mayor remuneración” (en especie) en la planilla laboral de la empresa (sujeta a retención del IR, de ser el caso), y evidenciarse -a la vez- en las boletas de pago de cada trabajador.
  • Se debe de guardar todas las evidencias de las entregas y demás detalles de las operaciones hasta por el término de la prescripción.

Como vemos, se trata de diversos temas fiscales a tener en cuenta, para que la Navidad no nos traiga, de regalo, una contingencia al son de villancicos.

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