Productividad: Cómo la planificación puede facilitar la realización del trabajo

Quien tienda a la procrastinación muchas veces escuchará: póngase plazos, trabaje con deadlines. Todo bien, pero si somos honestos, sabemos que esos plazos incluso en el trabajo muchas veces son postergables y por eso no los tomamos demasiado en serio.

Por otra parte, si desde arriba nos imponen un plazo muy ajustado, eso genera estrés y, a veces, frustración ¿Tiene sentido realmente trabajar con ese método? Dos investigadoras laborales explican los mecanismos psicológicos detrás de estos deadlines.

PLANIFICA FECHAS LÍMITES

Hannah Schade, que trabaja en el Instituto Leibniz de Investigación Laboral de la Universidad Técnica de Dortmund, señala que justo en tiempos de pandemia es muy importante la estructura. Quien tiene demasiadas libertades, muchas veces se pierde. "Las fechas límite aportan estructura en la lista de pendientes".

Además, los deadlines posibilitan un sprint final. "Cuando uno sabe que el trabajo termina con la entrega en determinado momento, muchas veces puede aumentar su productividad", dice Schade. Si no existiera esa fecha límite, muchas personas serían menos productivas.

Para quien además sea demasiado exigente respecto de su propio trabajo, un plazo límite es además una buena oportunidad para poner un punto final en vez de seguir intentando mejorar.

OBJETIVOS CLAROS

Pero no alcanza solo con poner un plazo. Básicamente, los deadlines deberían estar enmarcados en un objetivo logrado, dice Corinna Peifer, profesora de psicología laboral en el Instituto de Psicología de la Universidad de Lübeck.

Para ello sirve tener en cuenta cinco puntos claves: que la tarea sea específica, mensurable, atractiva, realista y se haga dentro del plazo fijado.

Debería determinarse específicamente qué es lo que se debe hacer y cómo será el producto final. Para ello, deberían fijarse puntos claves para poder medir el resultado en relación a ellos. Además, la tarea debería tener un sentido que la haga atractiva. Y el deadline debería ser realista para que la tarea se realice en el plazo establecido.

"Es importante sobre todo no proponerse hacer demasiado. Si no, el deadline es desmotivador, genera estrés y frustración", dice Peifer. El trabajo puede ser desafiante y la presión temporal al menos a corto plazo tiene un efecto positivo. Pero, añade, solo si las tareas son realizables.

"Un momento de alta productividad está bien, pero también son importantes las fases de recuperación", dice Peifer, que también analiza el llamado estado de experiencia óptima o de flow.

En una experiencia de flow, nos metememos en profundidad en nuestro trabajo, estamos muy concentrados y somos productivos. Para alcanzar ese estado, ayudan objetivos claros, que nos exigen optimización. Puede ayudar para ello tener plazos realistas en los cuales queremos o debemos tener terminado el trabajo.

CONTROL SOCIAL

Hannah Schade aconseja algo que en muchos ámbitos puede generar más compromiso: control social. Uno puede proponer a los colegas, por ejemplo, presentarles los resultados antes de entregar el producto final. Así también hay tiempo de incorporar propuestas de mejora.

Schade recomienda además planificar siempre un margen temporal, "que no debería ser después del horario laboral ni el fin de semana". Lo mejor es ponerse uno mismo una especie de deadline, es decir, un plazo anterior al de entrega real.

Y este margen temporal debería ser mayor de lo que uno se imagina. "Uno nunca logra tanto como se propone", dice Peifer. Para poder incorporar un margen temporal hay que planificar el trabajo. Para ello, la experta recomienda un método desarrollado por Lothar Seiwert:

- Confeccionar una lista de tareas a realizar

- Estimar el tiempo que demorará la tarea, es decir, calcular cuánto nos llevará cada uno de los puntos. Para ello, uno debería recurrir a su propia experiencia. Al mismo tiempo, cabe tener en cuenta cuánto tiempo uno quiere dedicar a la tarea.

- Planificar un margen. Este método recomienda planificar como máximo el 60 por ciento como tiempo de trabajo. El resto debería servir como margen. Peifer dice que eso es bastante generoso, pero: "mejor que sobre tiempo a que nos quedemos cortos, porque a la larga eso frustra".

- Tomar decisiones. Eso contempla sobre todo priorizar las tareas, es decir, dividirlas entre importantes, menos importantes, urgentes y no urgentes.

Luego se establece una especie de ranking: lo que es importante y urgente tiene prioridad. Lo que es menos importante o no urgente en el peor de los casos se puede delegar. Hay que tener especial cuidado con las tareas que son importantes pero no urgentes. "Hay que planificar el tiempo y justo para esas tareas es que los deadlines artificiales tienen sentido. De lo contrario, esas tareas quedan relegadas".

- Para finalizar, hay que revisar lo hecho y analizar si realmente se hizo lo que estaba previsto. También es bueno estudiar si la planificación fue realista y si fue posible cumplir con ella.

dpa

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