Hacia un proceso de mejora continua

En un entorno cambiante como el actual, las empresas se enfrentan constantemente a nuevos desafíos. En este escenario cobra especial relevancia el concepto de mejora continua, que se basa en el principio de que cualquier proceso puede simplificarse y mejorarse, sin comprometer la calidad. Esto se da al comprenderse a plenitud las distintas partes que están involucradas en cada tarea y aprovechando la experiencia de quienes la llevan a cabo.

Hay que tener en cuenta que la mejora continua depende en gran medida de los colaboradores para encontrar oportunidades de superación, y no solo de la alta dirección, debido a que los primeros están más cerca del problema y, por lo tanto, mejor equipados para resolverlo. Este modelo de mejora de abajo hacia arriba es altamente efectivo.

Además, siempre es preferible que los cambios sucedan por aproximaciones sucesivas; de esta forma se reduce el impacto del miedo y la desestabilización que acarrean los cambios estructurales. Tampoco se debe descartar ayuda especializada si es que, identificado el problema, no se sabe cómo afrontarlo.

¿Pero qué se busca con la mejora continua? Son diversos los objetivos: incrementar la productividad, es decir, obtener más con menos; fomentar el trabajo en equipo; agilidad o cambios rápidos y con impacto; mejorar costos; eficiencia o alcanzar el objetivo con la menor utilización de recursos; satisfacer al cliente; maximizar resultados o el retorno a los accionistas.

Existen varias herramientas para implementar la mejora continua, pero una de las más conocidas es el ciclo de Deming (Edwards Deming), el cual es un método de control de calidad de cuatro pasos: planificar, hacer, verificar y actuar (PDCA, por sus siglas en inglés).

Veamos un ejemplo simple para entender el concepto. Imaginemos a un operador logístico que tiene montacargas inoperativos en su almacén por no realizar a tiempo los mantenimientos preventivos. La primera interrogante que surge es: ¿por qué no se han efectuado los mantenimientos preventivos a los montacargas?; y en seguida: ¿cuánto costó tener los montacargas inoperativos? El siguiente paso es trazar el plan de acción.

Con el análisis del área de oportunidad encontrada, conocemos qué actividades se deberían ejecutar: proyectar la estructura de costos de contratar una empresa que realice el mantenimiento preventivo de los montacargas; hacer un mínimo de tres cotizaciones de proveedores que ofrecen este tipo de servicio; analizar los pros y contras de cada opción, con énfasis en los resultados financieros; llegar a un acuerdo legal con el proveedor. Luego de un periodo relativamente corto, hay que verificar si los supuestos se cumplieron; de ser así, se cierra la iniciativa, pero en caso contrario, se regresa al paso uno.

¿Cuándo se debe implementar la mejora continua? El momento de implementarla y tenerla presente es SIEMPRE. Si nunca lo ha hecho, no importa, no hay forma de que no le traiga beneficios; pero, eso sí, hay que ceñirse a las metodologías comprobadas y mayormente utilizadas.

Finalmente, más que la mejora continua por sí misma, es importante tener la visión que esa actividad conlleva y, por supuesto, aplicarla no solo en el mundo empresarial sino también en lo personal.