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Esta reunión pudo ser un e-mail

21 de Febrero del 2023 8:10 AM · Actualizado el 21 de Febrero del 2023 8:10 AM

Sobre el generar reuniones en las que se discutan nuevas ideas o soluciones creativas.

Microsoft publicó un artículo en el que revelaba que el usuario promedio de Microsoft Teams, el software para sostener reuniones virtuales pasaba 252% más de tiempo en reuniones en comparación a febrero del 2020(*), mes en el que estalló la pandemia. ¿Podría ser que estemos pasando mucho tiempo en reuniones innecesarias?

Con la pandemia, el teletrabajo requería que podamos comunicarnos a través de videollamadas, lo que se transformó en reuniones regulares semanales o diarias, las que a pesar de haber regresado parcial o enteramente a oficina, hemos mantenido. El mismo estudio indicó que el número de reuniones había crecido en 153%. Por otro lado, el sentimiento general sobre las reuniones que hemos establecido como rutinarias indica que estas han dejado de ser productivas y podrían hasta tener un efecto inverso, afectando la capacidad y motivación de las personas para poder concentrarse en otras tareas.

¿Qué podemos hacer para mejorar estas reuniones? Podemos comenzar por eliminar las reuniones rutinarias como las diarias si no contienen un objetivo específico e importante. Otra manera interesante de abordar estas reuniones es la de utilizar herramientas, por ejemplo, grabar las reuniones con una opción activa de transcripción, de manera que luego los empleados puedan acceder a un documento escrito con lo discutido en la reunión, pues esto ayudaría a las personas a encontrar las partes relevantes discutidas durante la reunión.

Eliminar reuniones en un 80% podría incrementar la productividad hasta en un 75% y reducir el estrés hasta en un 80% (**), pero por sobre todo podría dar paso a que los empleados generen reuniones en las que discutan nuevas ideas o soluciones creativas en lugar de ser espacios en los que pocas personas mantienen una discusión y los demás esperan el final de la reunión.

(*) https://www.microsoft.com/en-us/worklab/how-ai-could-change-having-too-many-meetings
(**) https://20067454.fs1.hubspotusercontent-na1.net/hubfs/20067454/Report_The%20Cost%20of%20Unnecessary%20Meeting%20Attendance.pdf

NOTA: “Ni el Grupo RPP, ni sus directores, accionistas, representantes legales, gerentes y/o empleados serán responsables bajo ninguna circunstancia por las declaraciones, comentarios u opiniones vertidas en la presente columna, siendo el único responsable el autor de la misma.

Percy Marquina Feldman Economista

Director General de CENTRUM PUCP Business School, Doctor en Administración de Empresas de Maastricht School of Management, Doctor en Administración Estratégica de Empresas de la Pontificia Universidad Católica del Perú, Magister en Administración de Empresas y Licenciado en Economía de la Universidad Pacífico, Investigador y Profesor Distinguido por excelencia académica y producción intelectual CENTRUM PUCP.