¿Te toca trabajar desde casa por coronavirus? Estos son los detalles tecnológicos que debes cuidar

Debido a la expansión del COVID-19 en 113 países, hasta el cierre de esta nota, miles de empresas en el mundo comienzan a establecer medidas para adaptarse al trabajo a distancia. En ese proceso, en el que seguramente muchos empleados y colaboradores en Latinoamérica estarán inmersos, hay que mantener especial cuidado en algunas condiciones tecnológicas que permitan mantener la productividad, cuidar nuestra salud y proteger nuestra información.

El trabajo desde casa será una situación forzada por la expansión del coronavirus en el mundo | Fuente: Unsplash | Fotógrafo: Andrew Neel

El cuidado de la ergonomía es clave. Uno de los graves errores que cometemos al trabajar desde casa es la pésima implementación de un espacio adecuado para trabajar. Trabajar en casa no significa usar la laptop en la cama, y es lo primero que estamos tentados a hacer. El ambiente de trabajo debe estar preparado para mantener nuestra productividad por horas, y nuestro cuerpo no puede estar inactivo ni en una posición que desaliente ese objetivo. En esta nota te explicamos todo lo que debes saber para evitar dolores de espalda por mala postura.

No satures los servicios de mensajería. Sistemas como WhatsApp o Facebook Messenger suelen ser usados para el intercambio de datos laborales, pero también los usamos para compartir hechos anecdóticos. En estas situaciones, el contacto para coordinar el trabajo a distancia no debe confundirse con esta sensación de “relajo” por el trabajo a distancia. Una buena manera de establecer control sobre el flujo de coordinaciones es el uso de otras apps, como Slack o el propio correo electrónico. No significa que no uses WhatsApp para reír un rato, pero la distancia provoca que expliquemos más detalles que usualmente son fáciles de percibir cuando estamos todos en la oficina.

Nube para archivos pesados. Si en el trabajo requieres enviar información más pesada que un documento, el uso de nube es prioritario. Las cuentas corporativas de Outlook o Google Apps cuentan con una gestión nativa de archivos grandes en entornos laborales, y que incluyen el envío de estos datos con un mejor nivel de encriptación. En mi caso, suelo enviar archivos por Onedrive bajo la condición “solo los que usen el correo corporativo pueden abrir este archivo”, añadiendo una capa extra a mis documentos compartidos. Recuerda que WeTransfer, por más popular que sea, ha tenido amenazas de hacking.

Al trabajar desde casa, hay que evitar permanecer inactivo mucho tiempo | Fuente: Unsplash | Fotógrafo: Andrew Neel

Antivirus confiables en todos tus equipos. Al estar lejos de una red empresarial que está preparada para enfrentar amenazas digitales – phishing, malware, ransomware – los riesgos se incrementan. Si trabajamos desde casa y accedemos a entornos laborales para añadir datos o manipular información, debemos estar seguros de que nuestra red está protegida y que el equipo desde el que trabajamos tenga un antivirus capaz de reaccionar de manera eficiente antes páginas falsas, instaladores de fuentes desconocidas o archivos con código malicioso. Estos sistemas son aprovechados por hackers para forzar el ingreso a entornos empresariales y robar información.

Comunicación con TI en caso de problemas. Si vamos a trabajar desde casa, la comunicación con el Área de Sistemas de la empresa debe ser clara y veloz. Un correo directo, un anexo o cualquier otro canal rápido de soporte es necesario para la solución de problemas.

Cuidado con tu información en redes públicas. Parte del concepto de “teletrabajo” es la libertad de poder conectarte fuera de la oficina, y muchas veces no contamos con el riesgo que implican las redes públicas, abiertas o de negocios. Cuando te conectes a estas redes, trata de usar un VPN – red privada virtual – para proteger la visibilidad de tus datos. El problema con el uso de redes gratuitas es que no sabes quién administra la red, qué tan peligrosa es, quién puede ver nuestros archivos y qué permisos concedemos al conectarnos. Lo mejor es “entubar” nuestra conexión usando un VPN.

Al trabajar en una cafetería ten cuidado con la privacidad de tu conexión | Fuente: Unsplash | Fotógrafo: Hannah Wei

Ancho de banda necesario para la demanda. El ancho de banda empresarial suele ser simétrico, manteniendo velocidades estables de subida y descarga para el paso rápido de archivos y veloz gestión de contenidos. En casa, no tenemos eso. Las conexiones de hogar, por ley, garantizan el 40% de descarga del plan contratado como mínimo, mientras que soporta una subida del 10% de ese plan. Por ejemplo, si en casa tienes 40mbps contratados, tu subida es de solo 4mbps – entre 350 y 400 KB por segundo -. Esa velocidad puede ser un problema para subir información pesada que suele ser urgente.

Prepara un espacio para videollamadas. Si bien eres el encargado de acondicionar un espacio en casa para el trabajo, trata de no mostrar mucho de tu intimidad en las videollamadas que vayas a realizar. Procura escoger un fondo que no delate aspectos personales de tu vida que quieres cuidar, además de no mostrar información de familiares o cualquier aspecto que requiera reserva, como el paso de familiares en la parte de atrás.

Usa una firma digital. Para evitar el retorno a la oficina para firma de documentos, es mejor firmar de manera digital cada uno de ellos. En Office podemos insertar nuestra firma previamente escaneada y enviar un documento a varios destinatarios. Lo importante es validar, ante los otros, que el documento es nuestro y ha sido firmado con nuestro consentimiento. Es u poco más riesgoso cuando tu firma es repartida a varios destinatarios, pero trata de que solo sean documentos simples los que deban tener este proceso.

Evita los lugares públicos para largas jornadas. La idea detrás de la contención de una pandemia es reducir nuestra exposición en espacios compartidos, como un café o una oficina “coworking”. Trabaja en casa, reduce tus salidas y procura no exponerte innecesariamente.

¿Qué opinas?