¿Cómo generar comités virtuales de alto rendimiento?

Una de las claves para la efectividad del trabajo virtual o home office recae también en un factor sumamente importante, que los jefes o gerentes aprendamos a gestionar y liderar a distancia. Algunos ya están acostumbrados a usar videoconferencias con otros países, oficinas o campos remotos. Pero hay un sector que aún no ha tenido este tipo de experiencias.

Es por eso que reúno algunos consejos prácticos que pueden ayudarnos a manejar los comités virtuales de alto rendimiento durante este período de aislamiento social y que pueden sernos de gran utilidad en el futuro.

En primer lugar, es importante conocer las herramientas que tenemos disponibles para poder llevar a cabo de manera óptima nuestra reunión. Están, por ejemplo, programas como Zoom y Teams, que nos habilitan salas “virtuales” de conferencia para un grupo de personas en donde puedes moderar y mostrar presentaciones que te permiten hacer más efectiva la comunicación.

Una vez resuelto el tema técnico de comunicación, es importante seguir algunas normas: se requiere más orden, definir un moderador y turnos para poder comunicarse, evitando el problema típico de cruces. Además, es importante mantener una agenda de reuniones, preparación previa, ser puntuales y precisos en su participación. Aprenderemos a ser más directos, más estrictos con nuestros tiempos al momento de exponer o interrumpir. No olvidar escuchar el mensaje completo antes de interrumpir, ser más prudente al hablar y, muy importante, acostumbrarnos más a aportar antes que criticar.

Como tercer factor, consideremos agregar a la agenda regular la asignación de proyectos/encargos individuales o compartidos que reten a los gerentes a innovar, proponer mejoras, análisis pendientes, investigar otras realidades (best practices) y que se vayan presentando avances. Puede ser un tema adicional de asignar encargos que nos comprometa más.

Finalmente, respecto a la duración, puede variar, pero para mantener la atención sugerimos que no se extienda más de 90 minutos.

Es importante, solicitar a los gerentes, replicar esta misma práctica con sus jefaturas. Prácticas similares con el Directorio, clientes, proveedores, banca, entre otros.         

Sin duda, esta práctica se extenderá post cuarentena con mucho mayor frecuencia que antes. Descubriremos que el “home office” puede ser muy eficiente si se estructura bien, buena disciplina de asistentes y un líder motivador. Claro está, sin perder la esencia necesaria de alcanzar resultados.