La unión hace la fuerza

Se suele escuchar que “la tributación es tarea del área contable”. Esta frase podría calificarse ya de obsoleta e inaplicable, pero en muchas empresas aún es plenamente vigente y obedece a una cultura prejuiciosa y desfasada de la realidad.

En la actualidad, se hace necesario un orden documentario en las empresas. Seguramente la pandemia no ayuda mucho al archivamiento oportuno de documentos o su debida clasificación en su registro, pero tenemos que pensar que lo que se haga hoy, nos servirá para salir airosos de una posible fiscalización de la SUNAT en el futuro.

Muchas veces pensamos que sólo la factura, estados de cuenta y demás documentos contables son suficientes para enfrentar una revisión tributaria. Quizás, esto pudo funcionar antes, cuando la Administración era la DGC, pero hoy definitivamente no. Y en buena hora ello, porque la exigencia documentaria nos lleva al orden, siendo la prueba documentaria amplia, favoreciendo así nuestro derecho de defensa.

En la empresa se realizan eventos con los trabajadores… ¿Recursos Humanos ha guardado las evidencias de ello, a través de un Formato, fotografías, relación de personas que participaron, cargos de entrega de premios, y una Política donde se explique el por qué y para qué se ha efectuado ello?

Se entregan polos al público y llaveritos con el logo de la empresa. ¿En el área de marketing hemos planteado un Plan para la entrega de todo ello y avisado a Contabilidad –oportunamente- de lo entregado en el mes, para el cómputo del “retiro de bienes” en el IGV?

Están saliendo mercaderías del almacén en forma de consignación,  ¿estamos revisando que se esté llenando adecuadamente las guías de remisión, marcando -por ejemplo- correctamente en la guía del remitente la opción correcta respectiva?.

Los trabajadores y gerentes efectúan viajes de trabajo. ¿Se tiene la política de viajes a mano? ¿Se llenan formatos de Informe de viajes?

Estos son ejemplos (entre muchos otros) que denotan que las áreas de las empresas deben estar interrelacionadas en materia tributaria. No es un tema exclusivamente de Contabilidad (como la aseveración inicial) y/o un asunto del Gerente de Administración y Finanzas.

Debería, en tal sentido, como sugerencias de algunos pasos a seguirse: a) Llenarse las Actas de Accionistas y/o Directorio aprobando los gastos relevantes de implicancia tributaria; b) Generar Políticas de gastos de las diferentes áreas, con el V°B° de la GAF o GG; c) Plantearse formatos para sustento de diversos gastos; etc.

Recuérdese que el acuerdo al numeral 1 del artículo 62° del Código Tributario, la SUNAT podrá  exigir a los deudores tributarios la exhibición de sus libros, registros y/o documentos que sustenten la contabilidad y/o que se encuentren relacionados con hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias, documentos y correspondencia comercial, informes y análisis de hechos también relacionados a ello.

Lo que debe existir entonces es una concientización de que todas las áreas reman a un fin común: poder comprobar en un determinado momento –por un ejercicio no prescrito y fiscalizado- que los gastos están debidamente sustentados y siguen el principio de causalidad, es decir son propios del giro, están presentes para generar rentas y se vinculan a una proporcionalidad, razonabilidad y generalidad adecuadas, que son subprincipios de dicha causalidad. Eso evitará contingencias de tributos y multas por tributo omitido.

La pandemia no debe generar que esta meta se diluya o no se atienda; antes bien, debe determinar en la empresa acciones inmediatas pensando en el futuro.

Si aún creemos que la tributación es tarea única de Contabilidad, como vemos ello ya está desfasado y alejado de cualquier estrategia de buen orden y prueba oportuna y/o eficiente. Todas las áreas son entonces  responsables finalmente respecto del exitoso rumbo fiscal de la empresa. A tomar nota.